Numériser une entreprise n’exige pas de tout remplacer en même temps. Mieux vaut commencer par le processus qui coûte le plus de temps ou d’erreurs, conserver ce qui fonctionne et intégrer par étapes. Tout changer d’un coup concentre le risque sur un seul moment et réclame un effort que peu de PME peuvent fournir tout en continuant à facturer.
D’où vient l’idée que numériser, c’est remplacer
Une bonne partie du marché parle de numérisation comme d’un produit : une nouvelle plateforme, une date de lancement, un avant et un après. Pour une entreprise de vingt ou cinquante personnes, cette approche a un coût qui n’apparaît pas dans le budget : des mois avec deux systèmes en parallèle, des personnes clés occupées à tester au lieu de vendre, et le risque que l’équipe retourne à Excel à la première difficulté.
Notre position est que numériser, c’est décider quels processus seront réalisés autrement, et pourquoi. Le logiciel vient ensuite. Si l’on ne sait pas quel problème on veut résoudre, aucun outil ne le résoudra.
Commencer par ce qui fait mal, pas par le catalogue
Le bon point de départ est le processus qui génère aujourd’hui le plus de travail répétitif, le plus d’erreurs ou le plus de dépendance à une seule personne. Prenons un distributeur d’Osona (Catalogne) qui reçoit ses commandes par courriel, tient son stock dans un tableur et facture avec un vieux logiciel. La première étape raisonnable est de regrouper commandes et stock dans un même système, et de laisser la comptabilité où elle est jusqu’à la clôture de l’exercice.
Ou prenons un commerce d’Andorre dont la caisse enregistreuse fonctionne bien et que l’équipe connaît. La remplacer par souci d’uniformité peut avoir du sens plus tard, mais au départ, la relier au stock et à la facturation apporte généralement plus que la changer.
Cette façon de travailler exige une condition : que chaque étape ait un objectif vérifiable. Moins d’heures pour clôturer le mois, des commandes qu’il n’est plus nécessaire de ressaisir, un stock qui correspond à l’entrepôt. Si une étape ne peut être mesurée d’aucune façon, il est difficile de savoir si elle en valait la peine.
Quand il faut vraiment changer un élément
Il y a des moments où changer n’est pas facultatif. Le cas le plus clair en Espagne est Veri*Factu. Le Real Decreto 1007/2023 (décret royal espagnol sur les exigences applicables aux logiciels de facturation) fixe les exigences que doivent respecter les logiciels qui prennent en charge la facturation des entrepreneurs et des professionnels. Depuis la modification introduite par le Real Decreto-ley 15/2025 (décret-loi royal), les contribuables à l’impôt sur les sociétés doivent avoir adapté leurs systèmes avant le 1er janvier 2027 et les autres assujettis avant le 1er juillet 2027. Au 25 octobre 2026, ce sont les dates du texte consolidé publié au BOE (Boletín Oficial del Estado, journal officiel espagnol). Le règlement s’applique aux contribuables à l’impôt sur les sociétés, à ceux de l’IRPF (impôt sur le revenu des personnes physiques) qui exercent des activités économiques et à ceux de l’impôt sur le revenu des non-résidents disposant d’un établissement stable (article 3.1). Une entreprise andorrane sans établissement stable en Espagne n’y figure pas ; si vous en avez un, consultez votre conseiller fiscal.
Même dans ce cas, l’obligation concerne le logiciel de facturation, pas toute l’entreprise. Si l’éditeur de votre logiciel actuel peut l’adapter à temps, une mise à jour peut suffire. S’il ne le fera pas, c’est le moment de remplacer cet élément, et peut-être d’en profiter pour l’intégrer aux ventes et au stock. Ce qui n’a pas de sens, c’est de se servir d’une obligation fiscale comme prétexte pour tout changer sans y avoir réfléchi.
L’autre cas est celui du logiciel qui n’est plus maintenu ou qui dépend d’une seule personne qui le connaît. Ce n’est pas urgent tant qu’il ne tombe pas en panne, et quand il tombe en panne, c’est généralement au pire moment.
Conserver, relier ou remplacer : un critère pour chaque élément
La bonne question n’est pas de savoir si un logiciel est ancien, mais si l’on peut en extraire les données et si quelqu’un le maintient. Un logiciel ancien aux données propres et exportables peut être remplacé le moment venu ; un logiciel moderne qui retient les données est plus difficile à quitter.
| Situation de l’élément | Ce qui a du sens |
|---|---|
| Il fonctionne, il est maintenu et il peut être relié | Le conserver et le relier |
| Il fonctionne, mais il ne communique pas avec le reste et oblige à saisir les données deux fois | L’intégrer ; ne le remplacer que s’il n’y a aucun moyen de le relier |
| Il n’est pas maintenu, dépend d’une seule personne ou ne répond pas à une obligation légale | Le remplacer, par étapes |
| Il stocke les données dans un format que seul ce logiciel sait lire | Planifier l’exportation avant de décider quoi que ce soit |
Les données comptent plus que le logiciel
Dans tout changement, la partie la plus sous-estimée est celle des données. Clients en double, articles avec trois codes différents, tarifs que seul leur auteur comprend. Tout migrer tel quel transfère le désordre dans le nouveau système. Avant de déplacer quoi que ce soit, il convient de décider ce qui est conservé, ce qui est nettoyé et ce qui est laissé dans une archive de consultation, et de le tester avec les personnes qui s’en serviront au quotidien.
Par étapes, et avec ceux qui s’en serviront
Nous le déclarons : chez BDR Group, nous déployons l’ERP Odoo et nous l’utilisons aussi dans notre propre activité, nous avons donc un intérêt sur ce sujet. Odoo est modulaire et permet de commencer par les domaines à plus fort impact, puis de l’étendre quand l’activité le demande, ce qui est notre façon préférée de travailler. Avant de configurer quoi que ce soit, nous réalisons un diagnostic des processus, et les données issues d’Excel ou d’un autre ERP sont préparées et validées avant la mise en service. Pour les entreprises d’Andorre, la référence est erpandorra.ad, avec Odoo adapté à l’IGI (impôt général indirect andorran), au modèle 500 et à la comptabilité andorrane.
La formation, par profil, fait partie du projet et non d’une annexe. Un système que l’équipe ne comprend pas finit par cohabiter avec des tableurs parallèles, et l’on a alors payé deux fois pour le même travail.
Que faire maintenant
- Dressez la liste des processus qui génèrent aujourd’hui le plus de travail répétitif ou d’erreurs, et choisissez-en un pour commencer.
- Définissez comment vous saurez que cette étape a fonctionné, avec un indicateur simple.
- Passez en revue les logiciels actuels qui fonctionnent et peuvent être reliés, et ceux qui ne sont plus maintenus.
- Si vous facturez en Espagne, confirmez par écrit auprès de l’éditeur que votre logiciel sera adapté à Veri*Factu dans le délai qui vous concerne.
- Avant de migrer, nettoyez les données des clients, des articles et des tarifs.
Questions fréquentes
Puis-je commencer par un seul domaine, par exemple les ventes ou le stock ?
Oui. Avec un ERP modulaire, le plus courant est de commencer par les domaines à plus fort impact et d’étendre par étapes. L’important est de décider dès le départ comment il se reliera au reste.
Veri*Factu m’oblige-t-il à changer d’ERP ?
Pas nécessairement. Il oblige à utiliser un logiciel de facturation qui respecte les exigences du Real Decreto 1007/2023. Si celui que vous avez est adapté à temps, il n’est peut-être pas nécessaire de changer autre chose.
Combien de temps dure une numérisation par étapes ?
Cela dépend du périmètre, du nombre d’utilisateurs et de l’état des données. Une étape délimitée, avec un objectif clair, est plus facile à planifier et à revoir qu’un projet qui englobe tout.
Et si l’entreprise est en Andorre ?
Veri*Factu est une norme espagnole et son champ d’application est celui de l’article 3.1 du règlement ; une entreprise andorrane sans établissement stable en Espagne n’y figure pas. La numérisation suit le même critère par étapes, avec un ERP adapté à la fiscalité andorrane.
Sources
- Real Decreto 1007/2023, du 5 décembre, portant approbation du règlement qui établit les exigences des systèmes et logiciels informatiques de facturation, article 3 et quatrième disposition finale (texte consolidé, dernière mise à jour du 3 décembre 2025). BOE n° 291, du 6 décembre 2023. Consulté le 25 octobre 2026. https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2023-24840
- Real Decreto-ley 15/2025, du 2 décembre, modifiant le Real Decreto 1007/2023. BOE n° 290, du 3 décembre 2025. Consulté le 25 octobre 2026. https://www.boe.es/buscar/doc.php?id=BOE-A-2025-24446
Parlons de votre projet
Si vous voulez savoir par où vous commenceriez dans votre cas, consultez la fiche : ERP Odoo pour les entreprises de Catalogne et du reste de l’Espagne